Eficiência e Controle para JB Dermatologia
Para: Dra. July Barcellos
São Mateus & Vitória – ES
1. Diagnóstico e Desenho do Sistema
Mapeamos gargalos, definimos funil, regras de atendimento, prioridades e métricas. O objetivo é criar previsibilidade e reduzir ruído operacional através de processos claros.
2. Implantação (IA + Automação + Integrações)
Implementamos atendimento estruturado e qualificação de leads em WhatsApp/Instagram, CRM simples com funil visual, confirmações e follow-up — integrando com as ferramentas já usadas pela clínica.
3. Controle e Evolução Contínua
Criamos um painel mínimo de indicadores e um ciclo mensal de melhoria: medir, ajustar e otimizar conversão, comparecimento e retenção — sem burocratizar a rotina da equipe.
Em resumo: a Dra. July foca nos pacientes. A ACAYA OS™ estrutura e opera a inteligência comercial e operacional da clínica.
Arquitetura do Fluxo Operacional
Um fluxo simples, enxuto e mensurável — feito para clínica especializada, com implementação rápida e foco em conversão.
Instagram → Leads Rastreados
DMs e interações viram leads identificados com origem registrada, seguindo um roteiro de atendimento consistente e profissional.
WhatsApp Estruturado
Qualificação inicial automática, resposta padronizada e priorização. A recepção assume com contexto completo, sem perder conversas.
CRM + Funil Visual Simples
Pipeline enxuto para gestão visual: Novo → Qualificado → Agendado → Confirmado → Pós-Consulta.
Agenda + Follow-up Ativo
Confirmações com lógica de comparecimento. Follow-up de orçamentos e reativação da base com cadência estratégica.
Diagnóstico das Dores Atuais
A clínica possui demanda, mas perde eficiência comercial e controle por falta de processo estruturado e rastreabilidade de dados. O problema é estrutural: ausência de um motor comercial simples e mensurável.
Atendimento Disperso e Sem Prioridade
Agendamentos, dúvidas, orçamentos e retornos competem no mesmo canal sem qualificação prévia, sobrecarregando a recepção.
Conversão Inconsistente de Oportunidades
Sem funil visual e cadência definida, leads esfriam e a clínica perde oportunidades de agendamento silenciosamente todos os dias.
Tomada de Decisão Sem Dados Confiáveis
Sem visão clara de origem de leads, taxas de conversão e comparecimento, a gestão depende de "sensações" em vez de fatos.
Sobrecarga Cognitiva na Médica
O ruído operacional e falhas de processo resultam em interrupções e decisões recorrentes para a Dra. July, tirando o foco da prática médica.
Demonstrativo de ROI Realista
O retorno financeiro da ACAYA OS™ provém da otimização de alavancas operacionais que não exigem aumento da carga horária da médica.
Modelo Matemático de Referência
ROI Mensal ≈ (ΔConversão × Leads) + (ΔComparecimento × Agendados) + (ΔRetenção × Base Ativa)
*Este modelo não utiliza promessas genéricas. Ajustaremos com os números reais da clínica para definir metas mensais tangíveis.
Cenário Conservador de Validação
A recuperação de apenas +6 a +10 atendimentos/mês através de organização e follow-up ativo tipicamente já justifica o investimento na implantação do sistema.
Ganho de Capital Operacional
Redução drástica de ruído, retrabalho e interrupções. Melhora imediata na experiência do paciente e na previsibilidade de receita.
Escopo de Entrega do Sistema
Abordagem modular. Focamos primeiro no MVP para gerar resultado rápido e mensurável, evoluindo a complexidade com base em dados reais.
Módulo A: MVP Comercial
Foco: Velocidade e Agendamento
- Automação Instagram avançada (Triagem/DMs)
- Atendimento estruturado no WhatsApp (Scripts)
- Handoff Transparente para Recepção
- CRM Comercial + Funil Simples configurado
- Régua de Confirmação e Follow-up base
- Métricas Mínimas Viáveis (Origem + Conversão)
Módulo B: Evolução & Fidelização
Foco: LTV e Pós-Venda
- Expansão da Automação de Atendimento
- Pós-consulta estruturado automático
- Régua de Reativação de Base Inativa
- Dashboard Executivo Aprimorado
Cronograma Estimado de Implantação
Rotina Mensal de Melhoria Contínua
Revisão de métricas, gargalos do funil, comparecimento e retenção com ajustes práticos.
Operação e Suporte Assistido
Mantemos o sistema funcional, reduzimos atrito técnico e evoluímos scripts e fluxos.
Governança, Segurança e Histórico
Regras claras, controle de acesso e adequação operacional. O sistema aprende com a clínica.
Próximos Passos
Vamos agendar uma reunião estratégica de 30 minutos para validar o escopo, alinhar as métricas de sucesso e definir o plano de implantação imediata.
Agendar Reunião Estratégica